SOSTE Suomen sosiaali ja terveys ry päätti iloksemme keskiviikkona 9.5.2012 hankkia ToimintaSuomi.fi -portaalin teknisen jatkokehitystyön Iwa Labsilta.
ToimintaSuomi.fi on portaali, joka auttaa löytämään kootusti järjestöjen terveyttä edistävät tapahtumat ja toiminnat ympäri Suomea. ToimintaSuomen sisällöntuottajia ovat terveyttä ja hyvinvointia edistävät järjestöt, joita ovat esimerkiksi terveysjärjestöt, potilas- ja vammaisjärjestöt. urheiluseurat, taide- ja kulttuuriseurat, luonto- ja ympäristöjärjestöt sekä nuoriso- ja eläkeläisyhdistykset. SOSTE:n toteutti julkisen kilpailutuksen nelivuotisesta sopimuksesta käyttäen neuvottelumenettelyä. Iwa Labs oli ylivertainen pisteytyksessä seuraavaksi tulleeseen tarjoajaan.
Jo SOSTE:n hankintailmoituksessa asetettiin kiinnostuneille toimittajille selkeät soveltuvuusvaatimukset, joista Rails-osaamista korostettiin erityisesti. Tämä sopi erinomaisesti Iwa Labsille, sillä web-sovellusten kehittämisessä olemme alusta asti tukeutuneet Ruby on Railsiin, ja se on erityisosaamistamme. Thaimaan ohjelmistokehitysyksiköstä vastaava Jussi kirjoitti muuten vastikään asiaa avaavan blogipostin käsitellen aihetta "mikä nostaa Railsin ohi muiden webteknologioiden kuten PHPn tai Javan".
Lopullisessa tarjouspyynnössä SOSTE painotti hinnan lisäksi vahvasti projektiin osallistuvien käyttöliittymäsuunnittelijan/-ohjelmoijan sekä palvelinpään osaajan pitkää työkokemusta ohjelmoinnista Rails-kehykseen. Lisäksi vertailussa arvostettiin kokemusta avoimen lähdekoodin projekteihin osallistumisesta.
Kokemuksemme mukaan harva julkinen tarjouskilpailu on toteutettu yhtä asiantuntevasti kun mitä SOSTE teki. Tarjouspyyntö keskittyi oleellisiin asioihin: tiimiin, osaamiseen ja hintaan. SOSTE:lla on selvästi omaa teknistä osaamista niin paljon, että he ymmärtävät hyvin, että useamman vuoden päähän ulottuvia tarkkoja suunnitelmia tai työmääräarvioita on mahdontonta antaa. Näinpä he jopa toivoivat toimittajaltaan ketteriin menetelmiin (Scrum) tukeutumista. Neuvotteluprosessin aikana pääsimme jopa käymään läpi olemassa olevaa ohjelmakoodia ennen lopullisen tarjouksen antamista, mikä oli suuri plussa! Näin toteutettuna neuvottelumenettely toimi moninkertaisesti paremmin kun tyypillinen julkinen ohjelmistohankinnan kilpailutus, jossa toimittajat joutuvat tarjoamaan enemmän tai vähemmän sokkona ratkaisuja, riippuen tarjouspyyntödokumenttien tasosta.
Toivottavasti jatkossa yhä useammat julkisesti hankintansa kilpailuttavat tahot jaksaisivat nähdä sen vaivan, että toteuttaisivat kilpailutuksen neuvottelumenettelyllä. Näin monissa hankinnoissa päästäisiin varmasti huomattavasti tarkempiin työ- ja hinta-arvioihin. Soveltuvuusvaatimusten jälkeen karsitut muutamat tarjoajat voivat oikeasti keskittyä projektin onnistumisen kannalta olennaisimpiin asioihin ja julkiset hankkeet pysyisivät nykyistä paremmin budjetissa ja aikataulussa sekä lopputulokset vastaisivat sitä mitä ollaan oltu ostamassa, kun jo tarjousvaiheessa ymmärretään tarkemmin mitä ollaan tekemässä ja minkälaiseen ympäristöön.
Kiitos SOSTE:lle suunnannäyttäjänä olemisesta, toivottavasti teidän esimerkkiä seurataan laajemmin julkisten hankintojen puolella!